Implementatie iVerblijfsobject in Coevorden en Kerkrade.
Hoe zijn wij te werk gegaan?
Een mooie module van iBurgerzaken waarmee de gemeente de BAG mutaties kan verwerken op de afdeling Burgerzaken.
Mits goed ingericht zal deze module zorgen dat veel werk bespaard wordt bij het verwerken van de BAG mutaties op de afdeling Burgerzaken. Het verwerken van de BAG mutaties zie ik als een regulier onderdeel van de werkzaamheden van de afdeling.
Mijn advies is om dit proces in de Backoffice te positioneren. De afhandeling dient naast het verwerken van de BRP berichten van het GBA netwerk elke dag opgepakt te worden in de backoffice.
Ik zie bij veel gemeente dat het verwerken van de BAG mutaties door functioneel beheerders wordt opgepakt. Mijn advies is om deze werkzaamheden zo snel als mogelijk naar de backoffice te verplaatsen. Door de opzet van iVerblijfsobject door PinkRoccade verwacht ik dat de werkzaamheden voor de afdeling steeds verder zullen afnemen.
Het verwerken van de BAG mutaties is net zo belangrijk als het bijhouden van persoonsgegevens in de BRP.
Er zijn twee basisregistraties in Nederland die voor rekening van de decentrale overheid komen en de BAG is daar één van. Alle afnemers van adresgegevens in combinatie met persoonsgegevens zijn afhankelijk van de kwaliteit van dit proces.
In de gemeente Kerkrade en Coevorden hebben wij twee medewerkers klaar gestoomd om het proces op te pakken. Twee medewerkers omdat wij altijd willen zorgen dat vervanging goed geregeld is.
Aanpak van het project:
Zoals velen van jullie weten ben ik functioneel beheerder voor de gemeenten Coevorden, Kerkrade, Duo+ en Bloemendaal op de afdeling Burgerzaken. Voor de gemeenten Coevorden en Kerkrade mocht ik de implementatie van iVerblijfsobject oppakken.
Het project heb ik in de volgende onderdelen verdeeld:
- Technische inrichting
- Achterstallige mutaties in IZRM verwerken
- Proces inrichting
- Opleiding medewerkers van de afdeling
- Communicatie
- Regulier overleg met de BAG beheerders
Technische inrichting
In dit onderdeel wordt de nieuwe koppeling met Kadaster gerealiseerd. Met deze koppeling worden de berichten zoals de BAG beheerder van de gemeente deze verstrekt aan de landelijke voorziening BAG via deze koppeling ook beschikbaar gesteld voor iVerblijfsobject.
De koppeling maakt gebruik van Digilevering. En voor een goede werking moet de gemeente een aanvraag doen bij Logius.
Ik adviseer om dit onderdeel, het technisch inrichten van de koppeling samen met de afdeling ICT op te pakken van de gemeente.
De volgende onderdelen spelen o.a. een rol bij de technische inrichting:
Aanvraag sub-OIN.
Verplicht opname van sub-OIN in het CPA-register.
PKI certificaat t.b.v. activering proces digilevering bij Kadaster.
Er worden twee omgevingen gekoppeld. De testomgeving waarmee bewezen wordt dat de berichten van Kadaster binnenkomen in iBurgerzaken. En een productie koppeling voor de juiste werking van iVerblijfsobject in de productieomgeving.
Je moet dus ook de testomgeving inrichten tijdens de implementatie van iVerblijfsobject. Deze gebruik je als acceptatie omgeving voor de technische werking van de koppeling. In een later stadium kan je de testomgeving ook beschikbaar stellen aan de medewerkers om te oefenen.
Achterstallige mutaties in IZRM verwerken
In dit onderdeel worden de mutaties in IZRM die nog niet verwerkt zijn opgepakt. Het uitgangspunt is dat je de BAG mutaties die nog niet verwerkt zijn in IZRM zodanig verwerkt dat je in pas loopt met de BAG. In de gemeenten Coevorden hebben wij op basis van de nog niet verwerkte mutaties een analyse gemaakt welke mutaties in ieder geval wel opgepakt moeten worden voordat we live gaan met iVerblijfsobject in de productieomgeving.
Deze mutaties zijn samen met de afdeling Burgerzaken in IZRM verwerkt.
Proces inrichting is ook belangrijk voor uitfasering IZRM
In een aantal sessies hebben wij samen met de BAG beheerders vastgelegd welke zaken in het proces van aanlevering nog aandacht behoeven. Ook hebben wij de nieuwe oplossing van iVerblijfsobject aan de BAG beheerders gepresenteerd en uitgelegd. De BAG beheerders hebben vervolgens een demonstratie gegeven van hun applicatie en laten zien hoe de verschillende mutaties verwerkt worden in hun BAG applicatie. In de gemeente Kerkrade werken wij met Vicrea. Belangrijke zaken zoals het bepalen van de bewoning na een splitsing is ook afgestemd in deze sessies.
Alle besluiten van de BAG die betrekking hebben op bewoonde objecten worden naar een speciale mailbox verstuurd via de mail.
De twee backoffice medewerkers van Burgerzaken betrokken bij dit proces controleren dagelijks deze mailbox.
Vervolgens worden de mutaties met functionaliteit van iVerblijfsobject verder afgehandeld op basis van deze besluiten.
In de toekomst hopen wij dat de berichten van de BAG automatisch door iVerblijfsobject omgezet worden tot zaken die in de werkvoorraad worden geplaatst. En uiteindelijk is het de bedoeling dat alle mutaties automatisch afgehandeld worden. De zogenaamde groene verwerking. Zo ver zijn wij nog niet.
Opleiding medewerkers van de afdeling
De kennis voor het verwerken van de mutaties in iVerblijfsobject hebben wij in een aantal korte sessies met live mutaties uit de productie aan de twee backoffice medewerkers overgedragen. Zo kon ik laten zien hoe er gewerkt moet worden met de nieuwe functionaliteit van iVerblijfsobject en na ongeveer 3 sessies van ongeveer 2 uur waren de medewerkers opgeleid om zelf aan de slag te gaan. De kennisoverdracht sessies werden via Teams georganiseerd. Hiermee konden wij onze schermen snel met elkaar delen en waar nodig zaken toelichten.
Communicatie
Tijdens het project is het belangrijk om alle stakeholders zoals hoofd van de afdeling, projectleider PinkRoccade en de afdeling Burgerzaken goed op de hoogte te houden van de vorderingen en status van het project.
Regulier overleg met de BAG beheerders
Ten slotte hebben wij een maandelijkse regulier overleg opgezet waarin de twee afdelingen BAG en Burgerzaken dit proces afstemmen.
Heb je nog vragen over deze post?
Neem gerust contact op. Ik sta altijd klaar om zaken toe te lichten.
Boven in het menu vind je een knop waarmee je mij direct kan mailen.
