Afgelopen week was ik betrokken bij een sessie bij een klant van mij waarin de uitfasering van IZRM centraal stond. Het hele project werd op die dag in mijn gedachten teruggebracht tot één vraag. En deze vraag werd gesteld aan de functioneel beheerder van Burgerzaken. Ik denk dat het antwoord op deze vraag het proces van de uitfasering van IZRM op de afdeling Burgerzaken zal laten slagen of breken. Het antwoord op de vraag heeft vooral te maken met het feit dat ook wij als functioneel beheerders gestuurd worden door onze angsten en onze verlangens. Ons streven om het vak Burgerzaken plezierig te maken in eerste instantie voor onszelf en vervolgens voor onze collega’s op de afdeling. En eigenlijk vind ik dat de vraag gesteld moet worden door de hoofden Burgerzaken, de teamleiders van de afdeling Burgerzaken en coördinatoren Publiekszaken.
De vraag is: Beste functioneel beheerder Burgerzaken waar ben jij het meeste bang voor bij de uitfasering van IZRM? Het antwoord op deze vraag is cruciaal voor het wel slagen van het project. Tijdens onze sessie werd deze vraag beantwoord met “Ik ben bang dat mijn collega’s achteraf mij verantwoordelijk stellen als er zaken misgaan door de uitfasering”. Zeker als ik meeneem dat niet iedereen op de afdeling staat te popelen om te stoppen met het werken met IZRM. Wow….dat is diep! Ik voelde direct wat hier gezegd werd. Dus als ik als functioneel beheerder door de afdeling gezien wordt als “de” persoon die IZRM heeft weggehaald en er gaan zaken mis. Dan ben ik bang dat alle medewerkers Burgerzaken mij daarop gaan aankijken.
Mijn relatie met mijn directe collega’s dreigt verstoord te worden. Je kan deze angst ook vertalen als “Ik ben bang om mijn klant te verliezen, want mijn werk bestaat bij de gratie dat ik mijn collega’s faciliteer en ondersteun om hun werk met plezier te doen op de afdeling”.
Ik werd door dit antwoord een beetje stil omdat ik nu nog beter begrijp dat mijn collega functioneel beheerders beter begeleid en ondersteund moeten worden.
Zo lang als het hoofd van de afdeling Burgerzaken niet duidelijk het waarom van de uitfasering van IZRM communiceert en opdracht geeft, zal de functioneel beheerder aangekeken kunnen worden voor de gevolgen.
Cruciaal is dus dat het hoofd van de afdeling Burgerzaken per mail en ook mondeling aangeeft dat hij/zij opdracht geeft aan zijn functioneel beheerder om de uitfasering van IZRM in gang te zetten en verder te realiseren. Bij deze mijn oproep aan alle hoofden van Burgerzaken om dit ook expliciet te doen naar de afdeling. Hiermee zorgen we samen dat de grootste angst van de functioneel beheerder weggehaald wordt en gestart kan worden met het project.
Ben je functioneel beheerder? Dan wil ik je vragen om deze post door te sturen naar je manager. In mijn volgende post lever ik een plan voor de uitfasering van IZRM. Cabreraconsultancy: Functioneel beheer voor Burgerzaken op orde.
