Hoe zet je de Q-module van PinkRoccade goed in om de kwaliteit van je persoonsgegevens te verbeteren? En hoe kom je tot een plan van aanpak voor de kwaliteit van de BRP?

De kwaliteitsmodule en de kwaliteit van je persoonsgegevens in de BRP.

Je kan je afvragen of er iets belangrijker kan zijn dan de kwaliteit van je persoonsgegevens als je op de afdeling burgerzaken werkt.

Even nadenken......hmmmm. NEE volgens mij niet.

Of toch wel misschien je collega's en de sfeer op de afdeling. Tja inderdaad, voor mij zou dat ook meetellen! Hoe dan ook onlangs mocht ik naar één van de meest fantastische gemeenten afreizen. De gemeente Gooisemeren.

Een stel capabele medewerkers met hart voor de zaak en toegewijd aan het verbeteren van hun eigen processen op de afdeling Burgerzaken. 

Doel van de dag "Hoe kunnen wij het proces van kwaliteit van de BRP op de afdeling burgerzaken verbeteren".

Naar aanleiding van deze dag hier 7 punten om je eigen kwaliteitsproces te verbeteren.

Stap 1: Hoe bepaal je een nulmeting. Met andere woorden hoe bepaal je in het kader van kwaliteit een moment waarop je van start gaat met het project. De Q-module kan je hierbij helpen. Met de Q-module kan je helemaal opnieuw starten met het bekijken van de fouten in de BRP en kan je alle fouten in één keer in beeld krijgen. Gekoppeld aan het aantal fouten kan je bepalen hoeveel tijd je nodig hebt om de fouten op te lossen in manuren. Je hebt hiermee een goede startmeting voor je project. Vervolgens bespreek je deze resultaten met je teamleider.

Stap 2: Naast de fouten in de Q-module heb je ook rekening te houden met de fouten in BCM (Bestands Controle Module van RvIG). Zorg dat je ook deze fouten mee neemt in je plan van aanpak.

Stap 3: Zorg dat je samen met de medewerkers van het project een afgestemde prioriteitenlijst vastlegt. Hiermee bepaal je samen welke fouten als eerste opgepakt zullen worden en welke minder prioriteit krijgen tijdens het project. Het is natuurlijk wel de bedoeling dat alle fouten hersteld worden. Je kan selecties maken met de Q-module om je prio goed in beeld te krijgen.

Stap 4: Presenteer je plan aan de afdeling in een teamoverleg. En zorg dat je aanpak vooraf afgestemd wordt met je teamleider van de afdeling. Hiermee krijg je meer draagvlak en commitment op de afdeling. Onderdeel van dit overleg is een stukje bewustwording.

Kwaliteit is nooit een verantwoordelijkheid van enkel één of twee kwaliteitsmedewerkers op de afdeling. Kwaliteit gaat iedereen aan en moet daarom ook verweven worden in de procedures en processen van de afdeling. Iedereen die in BRP muteert moet zich hiervan bewust zijn.

Stap 5: Zorg voor een opleidingsplan voor de verschillende medewerkers van de afdeling m.b.t. de kwaliteit van de BRP. Dus welke kennis m.b.t de BRP moet verbeterd worden. Dit onderdeel kan je samen met je teamhoofd op pakken maar jij werkt het voorstel uit en presenteert deze aan het team.

Stap 6: Je zorgt dat er een kwaliteitsoverleg komt op de afdeling. In dit overleg worden de meest gemaakte fouten telkens weer gepresenteerd en toelichting gegeven hoe deze te voorkomen in de toekomst. Oplossingen worden door jou uitgewerkt en verspreid op de afdeling. Ook moeten deze lessons learned centraal geplaatst worden op een plek waar iedereen bij kan. En ik weet het een kwaliteitsoverleg bestaat al maar hoe vaak worden de fouten echt besproken?

Stap 7: De kennis voor het oplossen van de BRP fouten wordt geborgd in de

Q-module. In de burgerzaken applicatie dien je een plek te hebben waar je vastlegt hoe de fouten hersteld moeten worden. Een plek waar je de kennis van de BRP specialist vastlegt zodat de rest van de afdeling hiervan kan leren. De Q-module heeft hier functionaliteit voor.